מתנהלים ביעילות: מתי עסקים צריכים להפעיל מרכזיה?

תקשורת הטלפוניה בעסקים היא פעמים רבות "אופרציה" לא קטנה, אשר מחייבת שימוש חכם במשאבים רבים. באופן טבעי, מחפשים לפתור זאת באמצעות מערכות מחשוב שונות ושירותי ענן. מרכזיה מסוג זה, עשויה להזניק את הטיפול בשיחות נכנסות ויוצאות בעסק ולא רק. מה זה אומר בפועל? מהן התועלות שמרכזיה כזו מספקת לעסקים? למי זה מתאים במיוחד ומה חשיבות הספק בתמונה הכללית של השימוש בשירותים אלה?

לטפל באופן המקצועי ביותר

עסקים משתמשים כידוע במחשוב, בהיקף נרחב ביותר. כיום זהו מצב עניינים סטנדרטי לגמרי. מי שלא עושה זאת, נשאר מאחור. עם השנים, התפתחו תודות לכך מערכות מחשוב ושירותים שונים, שמתמקדים בפעילויות עסקיות ספציפיות. דוגמה בולטת וקלאסית לכך, הוא הטיפול בפעילות הטלפוניה בעסקים. בעבר הדבר קיבל מענה באמצעות מערכות פיזיות מסורבלות למדי. בהמשך התוכנה תפסה חלק מרכזי יותר ויותר והוסיפה יכולות. לבסוף, נכנסו לתמונה גם שירותי ענן. כתוצאה מהתפתחות מרשימה זו, עומדת לרשותכם כיום מערכת מתקדמת לשירות העסק, אשר תטפל באופן המקצועי ביותר בטלפוניה. חשוב לציין, שהדבר מתבטא לא רק בניהול שלוחות או ניתוב שיחות, אלא גם בתכונות מתקדמות רבות, שעליהן מייד נרחיב. מרכזיה כזו מתאימה למעשה לרוב העסקים. עם זאת, היא מתאימה במיוחד, לעסקים בעלי פעילות ענפה של טלפוניה.

מרכזיה וירטואלית – התכונות העיקריות

מרכזיה וירטואלית מציעה תכונות רבות. אלה כמה מהבולטות שבהן:

• ניהול כללי – יכולת לנהל את המערכת באופן נוח וקל, אם זה ניהול שלוחות או מעבר על מידע שנצבר בהקשרים שונים של פעילות המערכת.
• נתב שיחות מתקדם – Interactive Voice Response היא היכולת לטפל באופן מתקדם בקבלת שיחות לעסק.
• שרות חייגן טלפון – היכולת לנהל את הוצאת השיחות מהעסק באופן מרוכז ומתקדם. התכונה המרכזית בהקשר זה, היא חיוג לרשימת מספקים מבוקשת. המערכת תמתין עד שהיא תשיג את הנמען ואז תקשר אותו לנציג העסק.
• שיחות ועידה – יכולת לנהל באופן מתקדם שיחות ועידה.
• שירותי סלולר לעסקים – הרחבת יכולות של המרכזייה, כך שהיא תעבוד גם עם טלפונים סלולריים של העובדים. זאת, כולל ניטור השלוחה הסלולרית, שירותי מספור סלולריים ויכולות נוספות. ניתן גם לשלב במערכת זו טלפון סלולרי שולחני.
• הקלטת שיחות – היכולת להקליט שיחות, היא יכולת חשובה ביותר. חשוב במיוחד, שהיא תהיה זמינה לרשות עובדים ומנהלים, באופן קל ונוח. זה בדיוק מה שמרכזיה וירטואלית טובה תאפשר לכם.
• עוד תכונות אופייניות של מרכזיות וירטואליות, כוללות ביצוע שיחות פנימיות בעסק בחינם, הצפנת שיחות, שירותי מספור ושירותי משלוח וקבלת פקס.

למנף באופן עסקי

כל התכונות האלה, אינן רק תכונות טכניות של מערכת מחשוב. הן גם ובעיקר, הזדמנויות עסקיות עבורכם. נתב השיחות למשל, מאפשר לשפר משמעותית את השירות ללקוחות שמתקשרים לעסק. שירות חייגן הטלפון משלים אותו ומאפשר לשפר בין השאר פעילויות שיווק. שירותי הסלולאר לעסקים, ישפרו את הניידות והגמישות בשימוש במערכת, מכל מקום ובכל זמן. יכולת הקלטת השיחות, עשויה לשמש לשיפור מיומנויות שיחה עם לקוחות ויש לה גם ערך מיוחד במצבי סכסוך ומחלוקות. אלה רק כמה דוגמאות, אך העיקרון ברור – שימוש חכם במרכזיה וירטואלית, הוא מפתח לתועלות עסקיות רבות.

חשיבות הספק

בכל עסק שהוא, התקשורת הטלפונית חשובה. בעסקים שמשתמשים במרכזיות מסוג זה, היא לרוב חשובה במיוחד. לכן, חיוני להבטיח שמערכות אלה מתפקדות היטב, כל הזמן. לשם כך, חשוב מאוד לבחור בספק אמין, איכותי ומנוסה.

לסיכום

בכדי להשיג יעילות מרבית בעסק, כדאי מאוד ליישם שירות של מרכזיה וירטואלית.