עסקים מחפשים להתייעל, כעניין שבשגרה. אפילו אם זה עסק קטן יחסית של הורים. תמיד חושבים ומנסים אפשרויות שונות, לצמצם הוצאות, לפעול בצורה טובה יותר ולהשתפר בכל היבט שחשוב מבחינה עסקית. אחד התחומים המרכזיים שבהם הדבר בא לידי ביטוי, הוא כל נושא כח האדם. אם מתעמקים בכך, מגיעים במוקדם או במאוחר לאפשרות מעניינת וחשובה – הסתייעות בשירותי משרד מרוחקים, במיקור חוץ. מהם שירותים אלה? כיצד הם יוכלו לסייע לכם? ומדוע הם כל כך מבוקשים כיום?
מהם שירותי משרד?
שירותי משרד במיקור חוץ מתבססים על שירותי המזכירות הקלאסיים. אם זה מענה לטלפונים, ניהול יומן, תיאום פגישות (טלמיטינג) או תמלול והקלדה. למעשה, אתם עשויים לקבל בצורה כזו קידום מנהלות מסוגים רבים. למשל סיוע בנושא לידים או במשלוח ניוזלטרים. באתר משרד ONLINE, תוכלו לקרוא מידע נוסף על שירותי משרד כאלה. דוגמאות נוספות עשויות להיות למשל אינטראקציה מול ספקים ומול לקוחות, ניהול תיקי עובדים, סיוע בפעילויות שונות של הנהלת חשבונות ואפילו בחלק מפעילויות השיווק (היכן שזה מתאים).
האופן שבו תחסכו
בכדי להבהיר את האופן שבו ניתן לחסוך כך עבור העסק (ולא מעט), בואו נראה מה מזכירות רגילה דורשת:
- מקום פנוי ועלויותיו – שכירת משרד איננה דבר זול. לכן, אפילו המקום עבור עמדת מזכירות בודדת עולה לא מעט, בתשלום חודשי קבוע. אם זה משרד בבעלותכם, המזכירות תופסת מקום שיכל לשמש למטרות אחרות.
- מחשב – כמעט הכול נעשה כיום בעסקים בסיוע מחשבים ולא ניתן לתפקד במזכירות בלי עמדת מחשב. זהו לא מכשיר זול, במיוחד בהתחשב בצורך לתקן אותו מדי פעם ולבסוף להחליפו. כמו כן, ערכו הכספי של המחשב כציוד עסקי פוחת עם הזמן (זהו ה“פחת", במונחי הנהלת חשבונות).
- ריהוט – שולחן עבודה וכיסא משרדי נוח.
- ציוד משלים – כל ציוד משלים שיידרש, כגון טלפון קווי.
- עובדים – שכירת עובדים עבור פעילות המזכירות, עם כל המנהלות והחובות שהחוק מטיל בהקשר זה על המעסיק.
כעת, דמיינו שאתם מנהלים עסק, ללא כל ההוצאות האלה! יותר נכון, תוך הקטנה משמעותית שלהן והחלפתן בתשלום חודשי קבוע ונוח. אגב, תשלום זה תואם להיקף העבודה שתבוצע בפועל.
מדוע זה מבוקש כל כך?
שירותים מסוג זה מבוקשים כיום מאוד, לא רק תודות להיבט החיסכון הכספי. בנוסף לו, מתקבלות גם התועלות הבאות:
- מענה מקצועי – באם אתם עסק קטן, אולי הורים שעובדים מהבית, ייתכן שאין לכם בכלל מזכירות מקצועית. בעבודה עם ספק איכותי של מזכירות במיקור חוץ, תקבלו בצורה כזו שירותי מזכירות מקצועיים מאוד. ומה שלא השתלם או התאפשר לכם קודם, אולי יתאפשר וישתלם במודל עבודה כזה.
- פישוט וייעול – הוצאת שירותי המזכירות לגורם חיצוני מסייעת לפשט את העסק. אם היא מקצועית באמת, הדברים יתנהלו בצורה מסודרת מתמיד, דבר שיקדם ייעול בפעילותכם, גם בפן הכלכלי של הדבר.
- התמקדות בעיקר – גם החיסכון הכספי וגם ההתייעלות והפישוט, מקדמים את היכולת להתמקד בעיקר. בתור עסק קטן, תוכלו למשל להשקיע משאבים שהתפנו בצורה כזו, בצמיחה עסקית.
- כחלק ממגמה כללית – המודעות לתועלות שירותים חיצוניים, נובעת גם מפריחת שירותי הענן. למעשה, מיקור חוץ ושירותי ענן צריכים לעניין מאוד דווקא עסקים קטנים. בעזרתם, ניתן להשלים את מה שחסר לכם, באופן גמיש ומשתלם מאוד. מה גם, שהיקף השירותים החיצוניים האלה, לסוגיהם השונים, רחב כיום באופן מדהים. העבודה מול שירותים אלה קלה ונוחה, כפי שזה מתבטא אפילו בשירות כמו מזכירות, אשר מחייב אינטראקציה רבה ושוטפת עם העסק.
לסיכום
אם אתם מחפשים התייעלות ובמיוחד בהיבט כוח האדם, שירותי משרד אונליין מציגים כיוון שאתם חייבים להכיר ולנסות!
